Stanowisko MRiRW dot. kwalifikowalności kosztów zakupu samochodu oraz oceny racjonalności planowanego zakupu pojazdu
Odpowiedź Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi dotycząca przekazania stanowiska w sprawie rozumienia wyłączenia kosztów zakupu samochodów osobowych w Wytycznych podstawowych w przypadku pojazdu z homologacją ciężarową N1 oraz oceny racjonalności i niezbędności zakupu tego pojazdu w operacji dotyczącej usług opiekuńczych, społecznych i aktywizacyjnych w ramach interwencji I.13.1 LEADER/Rozwój Lokalny Kierowany przez Społeczność (RLKS) – komponent Wdrażanie LSR, zakres START DG
Na wstępie informuję, że MRiRW nie rozstrzyga w sprawach indywidualnych i nie dokonuje oceny konkretnych wniosków o przyznanie pomocy. Ocena i wybór operacji, w tym ocena kwalifikowalności, racjonalności i niezbędności poszczególnych wydatków, należy do wyłącznej kompetencji lokalnej Grupy Działania (LGD) oraz samorządu województwa (SW) jako podmiotów dokonujących oceny wniosków o przyznanie pomocy, prowadzonej w oparciu o całokształt materiału zgromadzonego w danej sprawie. Ostateczna ocena powinna każdorazowo uwzględniać całość sprawy, w szczególności postanowienia regulaminu naboru wniosków o przyznanie pomocy oraz lokalnych kryteriów wyboru operacji przyjętych przez LGD, pełną dokumentację złożoną przez Wnioskodawcę, w tym w szczególności biznesplan wraz z założeniami finansowymi i prognozą przychodów, a także wyjaśnienia i uzupełnienia uzyskane od Wnioskodawcy w toku oceny.
Kwalifikowalność pojazdu z homologacją N1
Wyłączenie kosztów zakupu „samochodów osobowych" z katalogu kosztów kwalifikowalnych w Wytycznych podstawowych (1) ma charakter literalny i odnosi się do pojazdów zaklasyfikowanych zgodnie z przepisami o homologacji ustawy Prawo o ruchu drogowym (2) jako kategoria M1 - samochód osobowy. Pojazdy tej kategorii są niekwalifikowalne bez względu na okoliczności – w tym zakresie nie ma miejsca na ocenę uznaniową.
Nie oznacza to jednak, że wszystkie pozostałe pojazdy, w tym pojazdy z homologacją N1 (2) – niezależnie od ich konfiguracji, w tym tzw. „N1 osobowe" z miejscami siedzącymi – są automatycznie kwalifikowalne. Homologacja N1 otwiera jedynie możliwość uznania kosztu za kwalifikowalny, nie przesądza jednak o tym w żadnym kierunku. Decydujące znaczenie ma w każdym przypadku spełnienie warunków wynikających z Wytycznych podstawowych (1) oraz Wytycznych szczegółowych w zakresie przyznawania i wypłaty pomocy finansowej w ramach PS WPR na lata 2023-2027 dla interwencji I.13.1 LEADER/RLKS - komponent Wdrażanie LSR (3) – tj. wykazanie, że zakup jest racjonalny, zasadny oraz bezpośrednio związany z celem operacji. Sama formalna kategoria homologacyjna pojazdu nie zastępuje tej oceny i nie zwalnia z obowiązku jej przeprowadzenia.
Racjonalność i niezbędność zakupu
Zgodnie z Wytycznymi podstawowymi (1) oraz Wytycznymi szczegółowymi (3), pomoc przyznaje się na operację uzasadnioną pod względem racjonalności kosztów, co obejmuje ocenę, w jaki sposób zakres rzeczowy wskazany we wniosku przyczyni się do osiągnięcia celu operacji lub wzrostu efektywności ekonomicznej przedsiębiorstwa Wnioskodawcy (wzrost przychodów). Kryterium to jest niezależne od formalnej kwalifikowalności kategorii kosztu i musi zostać ocenione odrębnie.
Każdy koszt ujęty w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji – niezależnie od jego rodzaju i wysokości – musi być powiązany z treścią biznesplanu, w tym z konkretnymi usługami lub działaniami, prognozowanymi z nich przychodami oraz celem operacji. Nie wystarczy, aby dany wydatek mieścił się w katalogu kosztów kwalifikowalnych – musi on zostać wprost i przekonująco uzasadniony jako niezbędny dla realizacji założeń przyjętych w biznesplanie oraz przyczyniający się do osiągnięcia celu operacji lub wzrostu efektywności ekonomicznej przedsiębiorstwa Wnioskodawcy.
Zasada ta obowiązuje tym silniej, im wyższy jest udział danego kosztu w całości kosztów kwalifikowalnych operacji – wysoki udział pojedynczego wydatku w budżecie wymaga odpowiednio silniejszego, bardziej precyzyjnego i szczegółowego umotywowania w dokumentacji, w tym jednoznacznego wykazania, z jaką konkretnie usługą lub działaniem dany koszt jest związany i w jaki sposób przekłada się on na prognozowane przychody z tego tytułu. Brak takiego wyodrębnienia i powiązania uniemożliwia wykazanie, że wydatek przyczynia się do realizacji celu operacji jako całości, a nie wyłącznie jej fragmentu.
Ocena ta powinna również uwzględniać realność i skalę faktycznego wykorzystania danego składnika majątku lub usługi w kontekście całości założeń organizacyjnych biznesplanu, w tym struktury zatrudnienia i zakresu planowanej działalności – jeżeli z dokumentacji nie wynika, że przyjęte założenia organizacyjne pozwalają na wykorzystanie danego kosztu w stopniu odpowiadającym jego wysokości i udziałowi w budżecie.
Brak wykazania niezbędności danego kosztu skutkuje możliwością obniżenia kwoty kosztów kwalifikowalnych o pozycję uznaną za nieracjonalną, a nie automatyczną dyskwalifikacją całego wniosku – o ile pozostałe koszty operacji są prawidłowe i właściwie uzasadnione, a możliwa jest realizacja celu. Decyzja w tym zakresie powinna zapaść po otrzymaniu odpowiedzi Wnioskodawcy na wezwanie do złożenia wyjaśnień i uzupełnienia uzasadnienia.
Podsumowując, pojazdy kategorii M1 są niekwalifikowalne bez wyjątku. Pojazdy z homologacją N1 mogą, ale nie muszą, być kwalifikowalne – warunkiem jest wykazanie ich racjonalności, zasadności i bezpośredniego związku z celem operacji, zgodnie z Wytycznymi podstawowymi (1) i Wytycznymi szczegółowymi (3). Ocena ta musi każdorazowo uwzględniać całość dokumentacji sprawy. To LGD i SW, w oparciu o ten całokształt materiału, rozstrzygają ostatecznie o kwalifikowalności, racjonalności i niezbędności zakupu.