1.

Pytanie Samorządu Województwa Małopolskiego:

Czy samo zawarcie przez Gminę umowy z wykonawcą robót budowlanych przed dniem złożenia Wniosku o Przyznanie Pomocy (WOPP) w ramach interwencji I.13.1 LEADER należy traktować jako rozpoczęcie realizacji operacji, pomimo że faktyczne rozpoczęcie robót budowlanych oraz ponoszenie wydatków nastąpią po złożeniu WoPP? Czy w przypadku zawarcia umowy z wykonawcą przed złożeniem WoPP, przy jednoczesnym rozpoczęciu robót budowlanych i ponoszeniu wydatków dopiero po tej dacie, koszty realizowanych robót mogą zostać uznane za kwalifikowalne?

Odpowiedź Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa:

W ramach interwencji I.13.1 LEADER/RLKS rozpoczęcie realizacji operacji należy rozpatrywać w powiązaniu z rozpoczęciem realizacji zestawienia rzeczowo-finansowego (ZRF), z uwzględnieniem postanowień umowy o przyznaniu pomocy.
Zgodnie z § 3 ust. 9 umowy o przyznaniu pomocy za moment rozpoczęcia realizacji ZRF do Umowy uznaje się podjęcie przez Beneficjenta jakichkolwiek czynności związanych z jego realizacją, z wyłączeniem ponoszenia kosztów ogólnych, w szczególności:

1. poniesienie kosztów lub wydatków;
2. rozpoczęcie robót budowlanych zgodnie z art. 41 ustawy Prawo budowlane związanych z realizacją operacji;
3. zawarcie umowy, w wyniku której ma nastąpić świadczenie usług.

Należy zauważyć, że przywołane postanowienie umowy posługuje się szerokim sformułowaniem „podjęcie jakichkolwiek czynności związanych z realizacją ZRF”, a wymienione w nim przypadki mają charakter przykładowy. Oznacza to, że również inne czynności, niewymienione wprost w tym katalogu, mogą zostać uznane za rozpoczęcie realizacji ZRF, jeżeli pozostają w bezpośrednim związku z realizacją zakresu rzeczowego operacji.
Jednocześnie należy wskazać, że zawarcie umowy o roboty budowlane, regulowanej art. 647 Kodeksu cywilnego, nie zostało wprost wymienione wśród przykładowych czynności wskazanych w § 3 ust. 9 umowy. Nie oznacza to jednak, że jej zawarcie przed dniem złożenia WoPP pozostaje bez znaczenia dla oceny momentu rozpoczęcia realizacji ZRF. 
W związku z powyższym nie można jednoznacznie przesądzić, że samo zawarcie umowy o roboty budowlane przed dniem złożenia WoPP, przy jednoczesnym rozpoczęciu robót i ponoszeniu wydatków dopiero po tej dacie, nie będzie oznaczało rozpoczęcia realizacji operacji.
W związku z powyższym wydaje się zasadnym, aby umowy z wykonawcami dotyczące realizacji zakresu rzeczowego operacji były zawierane po dniu złożenia WoPP.

2.

Pytanie Samorządu Województwa Małopolskiego:

Czy samo wszczęcie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym wybór najkorzystniejszej oferty, przed dniem złożenia WoPP jest dopuszczalne i nie wpływa negatywnie na możliwość uzyskania dofinansowania?

Odpowiedź Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa:

W odniesieniu do możliwości wszczęcia i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przed dniem złożenia WoPP należy odróżnić czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania od czynności związanych z rozpoczęciem realizacji zakresu rzeczowego operacji.
Czynności takie jak przygotowanie dokumentacji postępowania, jego wszczęcie, publikacja ogłoszenia, przyjmowanie i badanie ofert, ich ocena oraz wybór najkorzystniejszej oferty mają charakter proceduralny i służą wyłonieniu wykonawcy. Nie są one same w sobie równoznaczne z zawarciem umowy z wykonawcą ani z faktycznym rozpoczęciem realizacji przedmiotu zamówienia.
Należy przy tym wskazać, że zgodnie z art. 254 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych postępowanie o udzielenie zamówienia kończy się zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego albo unieważnieniem postępowania. Tym samym wybór najkorzystniejszej oferty nie jest równoznaczny z zawarciem umowy z wykonawcą.
Mając na uwadze powyższe, wydaje się zasadnym, że samo wszczęcie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty przed dniem złożenia WoPP, nie powinno być uznawane za rozpoczęcie realizacji ZRF i nie stanowi samoistnej przesłanki wykluczającej możliwość ubiegania się o przyznanie pomocy w ramach interwencji I.13.1 LEADER/RLKS.
Jednocześnie należy mieć na uwadze, że wcześniejsze przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wiąże się z ryzykiem po stronie Gminy. W przypadku nieprzyznania pomocy, zmiany zakresu rzeczowego operacji lub braku możliwości realizacji inwestycji na warunkach określonych we wniosku może zaistnieć konieczność podjęcia dalszych czynności w odniesieniu do przeprowadzonego postępowania, zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy – Prawo zamówień publicznych.